Ratgeber-Magazin: Rat und Hilfe für das alltägliche Leben
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Jede Woche wächst der Stapel der Papiere, die dringend sortiert werden müssen. Während sich die Ablage langsam biegt, sammeln sich darauf wichtige Unterlagen, die man später verzweifelt sucht. Um nicht den Überblick zu verlieren, ist ein gutes Ordnungssystem wohl unumgänglich. Zeitsparend und mit wenigen Griffen werden darin alle Blätter abgelegt, die nicht in den Papierkorb wandern.
Einen Platz in der Wohnung für die Dokumente festlegen
Die meisten Menschen finden in ihren eigenen vier Wänden einen zentralen Platz, an welchem die Unterlagen und Akten unterkommen. Ein Büro, der Arbeitsbereich oder ein Schreibtisch bieten Platz zum Sortieren. Regale, Kartons, Hängeregister oder einfache Aktenordner haben sich als sinnvolles System etabliert. Ebenso eignet sich insbesondere ein feuerfester Aktenschrank, um wertvolle Dokumente, wie Geburtsurkunden, Familienstammbücher oder Bank- und Gerichtsunterlagen sicher vor Wasser und Feuer zu verwahren. Bietet der Wohnbereich nicht ausreichend Platz, kommen die aufzuhebenden Unterlagen auch gut im trockenen Kellergeschoss unter.
Ein System finden
Der Berg der Papiere nimmt kein Ende und täglich flattern neue Unterlagen ins Haus. Strukturieren Sie ihre Ordner, indem Sie verschiedene Themenbereiche anlegen. Dazu zählen etwa Wohnen, Bank, Steuer, Kfz, Kinder, Krankenkasse, Versicherungen, Belege und Arbeit. Wie die Bereiche im einzelnen aussehen, hängt jeweils von den individuellen Wünschen und Lebensumständen einer Person ab. Jeder Ordner wird mit einsteckbaren Rückenschildern beschriftet, die bei Bedarf schnell ausgetauscht oder ergänzt werden können. Außerdem hat sich als sinnvoll erwiesen, ein Unterordnungssystem in Form von Registerkarten oder Trennblättern einzuführen – etwa: Kfz 1, Kfz 2 oder Schule, Kindergarten, Hort, Sport usw. Sortieren Sie am einfachsten nach Priorität, also die wichtigsten und am häufigsten benötigten Kategorien nach vorn. Beim Abheften finden die aktuellen Unterlagen immer oben ihren Platz. Ein Inhaltsverzeichnis als erstes Blatt im Hefter gibt einen schnellen Überblick und erspart langes Suchen, auch im Falle, dass Außenstehende schnell notwendige Papiere finden sollen.
Regelmäßiges Sortieren erspart langes Suchen
Das beste Ordnungssystem nützt nichts, wenn die Akten nicht entsprechend eingepflegt werden. Am besten wird an einem Tag der Woche bzw. aller zwei Wochen spätestens die Ablage mit den eingegangen Belegen und Unterlagen abgeheftet. Dies erfordert zwar Disziplin, doch ist das Ordnungssystem erst einmal vernünftig eingerichtet, reichen wenige Handgriffe dafür. Aufwändiges Sortieren im Nachgang wird überflüssig. Sobald Sie die neuen Papiere einheften, lohnt es sich immer gleichzeitig nach alten Dokumenten zu suchen, die nicht weiter von Bedeutung sind. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Privatdokumente können sehr unterschiedlich ausfallen, etwa vier Jahre für regelmäßige Zahlungen wie Miete usw., jedoch nur zwei Jahre für einmalige Zahlungen.
Fazit: Ein gutes Ordnungssystem an einer festen Stelle in der Wohnung erspart viel aufwändiges suchen. Wertvolle Unterlagen, wie Geburtsurkunden, werden am besten sicher in einem feuerfesten Aktenschrank verstaut. Regelmäßiges Einsortieren ist dank einem übersichtlichen System schnelle erledigt, Aktenberge sammeln sich erst gar nicht an.
