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Unternehmen haben dank dem technischen Fortschritt und damit einhergehenden Möglichkeiten zahlreiche Optionen, das eigene Unternehmen noch flexibler zu gestalten. Besonders das bargeld- und kontaktlose Bezahlen erlangt in Unternehmen durch Firmenkreditkarten immer mehr Anklang. Hierbei handelt es sich zwar um keine neue Innovation, doch moderne Anbieter von Firmenkreditkarten gestalten die Verwaltung von unternehmerischen Ausgaben weitaus einfacher und optimieren die Prozesse im gesamten Unternehmen. Im Folgenden wurden 5 Gründe zusammengefasst, weshalb Unternehmen auf Firmenkreditkarten umsteigen sollten.
Was sind Firmenkreditkarten?
Firmenkreditkarten sind spezielle Kreditkarten, die mit dem Geschäftskonto verbunden sind. Zahlreiche Unternehmen setzen bei Bezahlvorgängen zumindest teilweise bereits auf bargeldlose Zahlungsmittel, da sie als transparent und sicher gelten. Da viele Unternehmen aber meist nur eine zentrale oder wenige Kreditkarten besitzen, stellen sich finanzielle Abwicklungen oft als zeitaufwändig heraus – Zahlungen müssen zuerst angefragt, weitergeleitet, bestätigt und genehmigt werden. Das ist mit einem großen manuellen Aufwand verbunden und nimmt Unternehmen Flexiblitiltät. Um diesen Prozess zu optimieren und gleichzeitig den Überblick über anfallende Kosten zu verbessern, sollten Mitarbeiter selbst die Möglichkeit haben, Zahlung rasch und trotzdem sicher und transparent zu tätigen. Hier kommen moderne Anbieter von Firmenkreditkarten ins Spiel. Die Firmenkreditkarten können nämlich von den Mitarbeitern selbst angefragt oder von einem Admin ausgestellt werden. Die Karten werden mit einem individuellen Limit und Zweck ausgestattet – die Anzahl an Firmenkreditkarten pro Mitarbeiter ist dabei unbegrenzt.
Welche Arten von Firmenkreditkarten gibt es?
Grundsätzlich kann bei Firmenkreditkarten zwischen Debit- und Kreditkarten unterschieden werden. Bei Debitkarten werden die Ausgaben nach der Zahlung direkt von Geschäftskonto abgebucht, bei Kreditkarten werden alle Zahlungen gesammelt und am Monatsende vom entsprechenden Konto abgezogen. Außerdem wird bei Firmenkreditkarten zwischen Karten für wiederkehrende und einmalige Zahlungen unterschieden. Bei wiederkehrenden Ausgaben werden die Karten kurz vor der Zahlung mit dem nötigen Betrag aufgeladen, bei einmaligen Zahlungen werden die Karten sofort nach der Transaktion gesperrt. Moderne Anbieter bieten letztlich auch noch die Möglichkeit, Firmenkreditkarten sowohl in physischer als auch in virtueller Form ausstellen zu lassen.
Warum Mitarbeiter eine eigene Firmenkreditkarte besitzen sollten
#1 Verantwortung und Flexibilität für Mitarbeiter
Mitarbeiter erlangen durch die eigenen Kreditkarten einen beschränkten Zugriff auf das Geschäftskonto. Sie können nun ihr festgelegtes Budget für unternehmerische Zwecke einsetzen. Dadurch erlangen Mitarbeiter mehr Selbstständigkeit, Eigenverantwortung und Handlungsfreiheiten, was sich positiv auf die Mitarbeiterbindung auswirken kann und zu einem verbesserten Ausgabenmanagement führt. Durch den raschen Genehmigungsprozess kann zudem Zeit eingespart werden, welche für anderweitige Tätigkeiten eingesetzt werden kann.
#2 Keine privaten Barauslagen und Spesen
In zahlreichen Fällen werden Mitarbeiter mit Erledigungen und Beschaffungen für das Unternehmen beauftragt – oft auch spontan. In vielen Unternehmen ist es dabei üblich, dass die zentrale Geschäftskarte angefragt oder die Ausgabe aus eigener Tasche bezahlt wird und später in Form einer Spesenabrechnung geltend gemacht wird. Durch die Möglichkeit, in ein paar Klicks eine persönliche Kreditkarte für eine bestimmte Ausgabe zu erstellen, kann auch in spontanen Situationen auf private Barauslagen und zeitaufwändige Spesenabrechnungen verzichtet werden.
#3 Einfachere Gestaltung von Dienstreisen
Firmenkreditkarten machen auch die Gestaltung von Geschäftsreisen wesentlich einfacher. Das Budget muss dank der individuellen Kreditkarte nicht mehr vorausgeplant werden. Einerseits können Buchungen im Vorfeld wie etwa die Unterkunft bequem über die Kreditkarte getätigt werden, andererseits bieten Firmenkreditkarten auch weltweit die Möglichkeit, Zahlungen vor Ort problemlos zu tätigen – denn in Form einer Scheckkarte ist das Zahlungsmittel stets dabei. Somit gestaltet sich die ganze Dienstreise flexibler. Das gesetzte Limit kann bei Bedarf auch vom zuständigen Admin online in Echtzeit geändert werden.
#4 Lückenlose Buchhaltung dank digitaler Belege
Bisher mussten Mitarbeiter für jede getätigte Ausgabe die Belege aufbewahren, wodurch es in manchen Fällen zu einem Durcheinander beim Monats- bzw. Jahresabschluss gekommen ist. Mit Firmenkreditkarten gehört dieser Papierkram der Vergangenheit an: alle Transaktionen werden direkt gespeichert, die zugehörigen Belege werden nach einer Zahlung von den Mitarbeitern selbstständig digitalisiert. Durch Echtzeitdaten der Zahlungen wird der entsprechende Mitarbeiter direkt daran erinnert, falls der zugehörige Beleg noch fehlt. Durch die komplette Digitalisierung ist eine vollständige und lückenlose Buchhaltung kein Problem mehr.
#5 Höchste Sicherheit
Die getätigten Transaktionen sind sowohl für Mitarbeiter selbst als auch für Finanzverantwortliche in Echtzeit einsehbar. So kann jederzeit einen Einblick darüber erlangt werden, welche Zahlungen noch offen sind, ob Belege fehlen und wie viel Budget noch zur Verfügung steht. Die Chance eines Kreditkartenbetrugs verringert sich ebenfalls, da bei verdächtigen Aktivitäten die Transaktion nicht durchgeführt und die Karte eingefroren wird. Diese Sperre lässt sich dann wiederum ganz einfach online beheben. So kann Arbeitgebern höchste Sicherheit bei den Transaktionen gewährt werden.
Fazit
Firmenkreditkarten ermöglichen weltweit flexible Zahlungsmöglichkeiten und führen zu zahlreichen Optimierungen im Unternehmen – und das, bei höchsten Sicherheitsstandards. Einerseits können Spesen eingespart werden, während Mitarbeiter keine aufwändigen Rückerstattungsverfahren durchlaufen müssen. Außerdem erlangen Mitarbeiter mehr Verantwortung und Handlungsfreiheit. Andererseits können unternehmensbezogene Ausgaben und Dienstreisen bequem mit der Firmenkreditkarte getätigt werden, ohne dass es zu privaten Barauslagen kommt. Finanzverantwortliche behalten dabei stets den Überblick über alle Ausgaben und der Monats- bzw. Jahresabschluss kann problemlos erledigt werden.
