Samstag , 20 April 2019
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Gut vernetzt im ganzen Bürokomplex

Gut vernetzt im ganzen Bürokomplex

„Bitte warten, ich stelle Sie gleich durch“: Wer in einer Firma anruft, bekommt das des Öfteren zu hören, denn die Telefonnummer, die man anruft, kommt meist im Sekretariat an. Im Hintergrund werkelt aber eine ausgeklügelte Technik, damit alles funktioniert.

Komplexe Anlagen

Von Zuhause kennt man wahrscheinlich die eigene Einrichtung: Wenn das Telefon nicht sogar noch direkt in die Telefonsteckdose gesteckt wird, wird es meist mit einem Router verbunden. Zu ISDN-Zeiten war das noch etwas umfangreicher, da auch hier schon eine Anlage notwendig war. Dafür konnte man mit einem Anschluss aber von zwei Leitungen und drei Rufnummern profitieren. Jetzt, in Zeiten von Voice over IP (VoIP) ist das ein bisschen einfacher geworden. Bei zunehmender Teilnehmerzahl reichen aber einfache Router für Zuhause nicht mehr. Da muss dann eine komplexere Anlage her, die dafür aber deutlich mehr Funktionen bietet.

Jedes Telefon hat eine Rufnummer

Bei der Verwendung von Telefonanlagen gilt, was auch Zuhause gilt: Jedes Telefon ist über eine Rufnummer erreichbar. Ob Durchwahlen gewünscht werden oder das Sekretariat (oder gar eine Bandansage) als Vermittlung innerhalb des Hauses fungiert, ist in erster Linie eine Kosten- und Einstellungsfrage. Denn professionelle Telefonanlagen, wie man sie in speziellen Shops erwerben kann, bieten beide Möglichkeiten und darüber hinaus noch viel mehr. Es wird dann unterschieden, ob ein Gespräch intern oder extern aufgebaut werden soll. Mit intern ist dann die eigene Telefonanlage samt angeschlossener Telefone gemeint, mit extern die Vermittlung vom Anbieter – letzteres wird verwendet, wenn man beispielsweise einen Kunden anrufen muss.

Clevere Anlagen

Im Laufe der Zeit haben sich natürlich auch die Anlagen weiterentwickelt. So war es früher durchaus üblich, dass man eine „0“ vorwählen musste, um das Haus zu verlassen. Mittlerweile können die Anlagen so konfiguriert werden, dass das nicht mehr notwendig ist. Entweder erkennen sie anhand der gewählten Nummer, was gemeint ist, oder interne Gespräche werden mit anderen Mitteln gekennzeichnet, beispielsweise mit Stern oder Raute.

Warum keine Durchwahlen bekanntgeben?

Es hat übrigens einen guten Grund, warum Durchwahlen wenn überhaupt nur zähneknirschend bekanntgegeben werden, wenn sie überhaupt existieren. Wenn es keine gibt und ein spezieller Mitarbeiter nur mit Weiterverbinden von außen erreichbar ist, hat sich die Frage ohnehin schon erledigt. Aber auch sonst dient das vor allem dem Zweck, dass ein Mitarbeiter nur dann angerufen werden kann, wenn es wirklich notwendig ist. Denn in der Regel ist es so, dass bereits die Zentrale die meisten Fragen beantworten kann, sodass Mitarbeiter ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen können. Zudem ist der Anrufer auf diese Weise sicher vor Urlauben, denn die Zentrale sollte immer besetzt sein und kann bei Bedarf auch kommunizieren, dass der gewünschte Mitarbeiter im Urlaub ist und dann an die Vertretung verweisen. Schließlich macht es das Ganze auch für den Kunden einfacher, der anrufen will, da es nur eine einzige Telefonnummer gibt.


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