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Die Idee zu einer Gruppenreise entsteht nicht immer aus einem konkreten Anlass, sondern oftmals auch aus einer lustigen Plänkelei. Egal, woher die Idee kommt, wichtig ist, dass diese in einen schönen Ausflug umgesetzt wird.
Zu schade, wenn sich mancher Gruppenausflug mangels Organisationsbereitschaft im Sande verläuft. Das lässt sich sehr leicht vermeiden, wenn man einige Dinge beachtet und ein Busunternehmen findet, das die Ausflugsplanung anhand der Gruppenwünsche übernimmt. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Punkte zur Vorbereitung einer Busgruppenreise:
Reiseziel
Als Organisator sind Sie nicht automatisch für die Festlegung des Reiseziels und des Ablaufs gefragt. Lassen Sie sich aus dem Teilnehmerkreis oder von einem Reiseunternehmen Vorschläge zu Ausflugsideen zusammenstellen und nehmen Sie diese als Grundlage.
Das beste Reiseziel kann die Gruppe nur selten begeistern, wenn das Rahmenprogramm an den Wünschen der Teilnehmer vorbeigeht. Stellen Sie den Teilnehmern das Ziel und die Programmpunkte vor und lassen Sie sie darüber abstimmen. So gehen Sie sicher, dass der Großteil der Gruppe Interesse am Ausflugsprogramm hat.
Reisetermin
Denken Sie daran, die Ausflugsplanung rechtzeitig zu beginnen. Für einen Tagesausflug empfiehlt sich eine Vorlaufzeit von 6 Monaten; bei einer Mehrtagesreise 9 Monate (in manchen Regionen für bestimmte Events sogar 1 Jahr), um eine Unterkunft nach den Vorstellungen der Gruppe zu bekommen.
Berücksichtigen Sie bei der Terminwahl regionale Events und vorgegebene Daten. Das schönste Ausflugsprogramm findet schwer Interessenten, wenn der Termin in den großen Schulferien liegt oder zum gleichen Termin ein großes Fest zuhause stattfindet.
Falls Sie die weitere Organisation nicht in die Hand eines Busunternehmens geben, finden Sie im Folgenden noch wertvolle Tipps für die Ausflugsgestaltung:
Ausflugsplanung, Teil I
Programmpunkte
Nutzen Sie die verfügbare Ausflugszeit gut um Schönes und Interessantes zu erleben, aber packen Sie sie nicht zu voll mit Programmpunkten. Geben Sie den Teilnehmern auch mal die Möglichkeit einen alternativen Programmpunkt zu besuchen oder die Zeit in der Stadt selbst zu gestalten. Denken Sie auch an ein mögliches Alternativprogramm falls das Wetter am Ausflugstag nicht für die geplante Aktivität geeignet ist.
Pausen
Die Fahrzeiten bei der An- und Rückreise und auch während des Tages sollten nicht zu lange sein und Pause entsprechend großzügig eingeplant werden. Spätestens nach 2,5 Stunden Fahrzeit im Bus ist Ihnen jeder Ausflugsteilnehmer um eine Pause zum Füße-vertreten dankbar.
Bedenken Sie unbedingt die Einhaltung der gesetzlichen Lenk- und Ruhezeiten für den Busfahrer. Am besten holen Sie sich dafür den Rat Ihres Busunternehmens ein.
Fahrtwege
Denken Sie daran, die Ziele und Fahrtwege so anzupassen, dass keine großen Umwege entstehen. Falls die Gruppe übernachtet, ist es auch von großem Vorteil, wenn die Übernachtung nicht mehr als 15 km entfernt von den übrigen Programmpunkten stattfindet.
Verpflegung
In Reisebussen besteht in der Regel die Möglichkeit den Kaffee im Bus zuzubereiten. Ebenso stehen der Gruppe Getränke aus dem Bordkühlschrank zur Verfügung.
Beim Essen im Restaurant können Gruppen die Zeit für die Essensregistrierung sparen indem vorab anhand einer Gruppenspeisekarte ausgewählt wird und die Bestellung vorab telefonisch erfolgt. Bedenken Sie in jedem Fall die Gruppe im Restaurant anzumelden.
Kosten
Falls Sie ein vorgegebenes Budget haben, sollten Sie vorab sämtliche Kosten, von der Busfahrt über Schifffahrt bis hin zu Führungen anfragen. Für Gruppen werden bei in der Regel Sonderkonditionen angeboten.
Ausflugsplanung, Teil II
Information an die Ausflugsteilnehmer
Stellen Sie ein Infoblatt für die Ausflugsteilnehmer zusammen. Informieren Sie zu den wichtigsten Zeiten und über den geplanten Programmablauf. Teilen Sie auch die Internetadressen der Programmpunkte mit; so können die Teilnehmer selbst die Vorfreude steigern indem sie sich vorab informieren.
Anmeldefrist und ggf. Anzahlung
Setzen Sie eine Anmeldefrist, damit Sie mit der Teilnehmerzahl die entsprechenden Reservierungen vornehmen können. Falls die Teilnehmer die Kosten selber zu tragen haben, empfiehlt es sich, eine Anzahlung einzuholen, damit Absagen aus der Laune heraus vermieden werden.
Buchungen der Programmpunkte
Melden Sie die Gruppe rechtzeitig mit der entsprechenden Teilnehmerzahl für z.B. Führungen und in Gaststätten an.
Der Ausflugstag
Informieren Sie die Gruppe am (ersten) Ausflugstag nochmal über den Programmablauf. Geben Sie eine Handynummer bekannt, die bei Problemfällen angerufen werden kann.
Genießen Sie den Ausflugstag zusammen mit Ihrer Gruppe.
Nachbereitung
Sprechen Sie mit den Ausflugsteilnehmern über die Reise. Was hat ihnen gefallen? Was hätten sie sich anders gewünscht? Was kann optimiert werden? Haben Sie eine Idee für den Ausflug im kommenden Jahr?
Berichten Sie in den sozialen Medien, der Tagespresse oder internen Portalen über den schönen Ausflug. Vielleicht wecken Sie so das Interesse bei weiteren Gruppenmitgliedern für künftige Ausflüge.
Artikel wurde erfasst von
Busunternehmen Obermaier | Busreisen in der Nähe von Landshut, Erding und Freising.
